Digitalizace řízení investic v České Kamenici: Implementace CDE Proconom pod vedením Controlis

Výchozí stav: Rozptýlená agenda v e-mailech a Excel tabulkách

Před zahájením digitalizace město Česká Kamenice čelilo typickým problémům, které potkávají menší obce a města:

• Projektová dokumentace byla uchovávána na individuálních discích úředníků
• Komunikace probíhala převážně e-mailem
• Dokumenty se vytvářely v několika verzích, což vedlo k nejasnostem
• Rozpočty a ZBV byly řešeny ve sdílených tabulkách
• Chyběl jednotný audit pro kontrolu z dotačních titulů

 Největší výzvou bylo realizování historicky největšího projektu s přísnými dotačními požadavky, což znamenalo vysoké nároky na kontrolu a konzistenci dat.

Cíl: Vytvoření jednotného digitálního prostředí pro všechny účastníky investic

Cílem nebylo pouze nasadit nový software, ale nastavit takové datové a procesní standardy, které umožní:

• Jednotné ukládání dokumentace (DMS/CDE)
• Verzování dokumentů a uchování auditní stopy
• Digitalizované schvalovací procesy
• Bezpečný přístup pro projektanty, dozory i zhotovitele
• Plně funkční elektronický stavební deník
• Provázání dokumentů s rozpočtem a změnami během výstavby

Řešení: Implementace Proconom CDE s metodickým vedením Controlis

Controlis v rámci projektu zajistil:

• Vypracování datové struktury (strom dokumentů, role, metadata)
• Nastavení uživatelských přístupů a rolí
• Přípravu šablon, workflow a kontrolních procesů
• Metodické vedení projektu od analýzy až po konfiguraci
• Školení a postupné zapojování uživatelů
• Dlouhodobou podporu města po nasazení

Proconom stal centrálním nástrojem CDE pro město.

Přípravná fáze

Na základě doporučení probíhaly tyto úkomy:

• Vytvoření stromu dokumentace přizpůsobeného specifikům města
• Vývoj typových spisů, šablon a vzorů (např. pro ZBV, smlouvy, zápisy)
• Návrh workflow pro efektivní procesy

Konfigurace a pilotní provoz

Během pilotní fáze byly v CDE řešeny:

• Elektronický stavební deník (ESD)
• Workflow změnových požadavků a fakturace
• Verzování projektové dokumentace

Zapojení veřejných zadavatelů a zhotovitelů

Díky webové, desktopové i mobilní aplikaci bylo snadné zapojit všechny klíčové účastníky:

• Investor (město)
• Stavební dozor
• Projektanta
• Zhotovitele
• Interní koordinátora města

Tento model se osvědčil zejména při kontrolních dnech a ZBV, kde bylo zajištěno efektivní sdílení dokumentů a komunikace.

Reálné přínosy digitalizace

• Komplexní auditní stopa
• Všechny dokumenty, verze a schválení jsou automaticky uchovávány, což umožňuje městu snadno obhájit postupy při dotačních kontrolách a interních auditech.
• Jeden prostor pro komunikaci
• Díky workflow a CDE se podařilo eliminovat většinu e-mailové komunikace, což vedlo k práci nad jedinými, správnými daty pro všechny účastníky projektu.

Elektronický stavební deník

Moderní ESD umožnil:

• Fotodokumentaci, video, seznam pracovníků a mechanizace
• Automatické počasí z meteostanic
• Vazbu deníku na ZBV, docházku a měření

Řízení financí a změn díla

Moduly rozpočtu, měření a ZBV poskytly městu kontrolu nad čerpáním investic v reálném čase.

Transparentnost vůči veřejnosti

Město nyní snadno zpřístupňuje informace o postupu stavby, investicích a výsledcích kontrol široké veřejnosti.

Doporučení pro další města a veřejné zadavatele

Zkušenost České Kamenice potvrzuje několik zásadních principů, které Controlis doporučuje každému digitalizačnímu projektu:

• Interní/externí koordinátor digitalizace – role zajišťující metodiku a jednotné postupy
• Silná podpora vedení města – digitalizace znamená změnu procesů
• Kvalitní příprava vstupů – bez správně nastavené struktury dokumentů nelze CDE úspěšně provozovat
• Pilotní projekt – ideální způsob, jak nastavit procesy a ověřit funkčnost
• Školení a průběžná podpora – klíč k uživatelskému přijetí

Controlis jako partner digitalizace veřejné správy

Controlis dlouhodobě pomáhá městům, krajům a státním institucím:

• Zavádět CDE (Proconom, ACC)
• Školit projektové týmy i úředníky
• Integrovat BIM, CDE a GIS do jednoho funkčního ekosystému
• Provádět implementace od záměru až po provoz a CAFM

Navíc, propojení se skupinou Liftrock má Controlis přímý přesah do projektového řízení, TDS/BOZP a contract managementu.

Digitalizace není jen o softwaru – je to změna přístupu a návyků. Správně nastavené CDE však dokáže zásadně zefektivnit řízení investic, eliminovat chyby a zvýšit transparentnost vůči veřejnosti.