Výchozí stav: Rozptýlená agenda v e-mailech a Excel tabulkách
Před zahájením digitalizace město Česká Kamenice čelilo typickým problémům, které potkávají menší obce a města:
- Projektová dokumentace byla uchovávána na individuálních discích úředníků
- Komunikace probíhala převážně e-mailem
- Dokumenty se vytvářely v několika verzích, což vedlo k nejasnostem
- Rozpočty a ZBV byly řešeny ve sdílených tabulkách
- Chyběl jednotný audit pro kontrolu z dotačních titulů
Největší výzvou bylo realizování historicky největšího projektu s přísnými dotačními požadavky, což znamenalo vysoké nároky na kontrolu a konzistenci dat.
Cíl: Vytvoření jednotného digitálního prostředí pro všechny účastníky investic
Cílem nebylo pouze nasadit nový software, ale nastavit takové datové a procesní standardy, které umožní:
- Jednotné ukládání dokumentace (DMS/CDE)
- Verzování dokumentů a uchování auditní stopy
- Digitalizované schvalovací procesy
- Bezpečný přístup pro projektanty, dozory i zhotovitele
- Plně funkční elektronický stavební deník
- Provázání dokumentů s rozpočtem a změnami během výstavby
Řešení: Implementace Proconom CDE s metodickým vedením Controlis
Controlis v rámci projektu zajistil:
- Vypracování datové struktury (strom dokumentů, role, metadata)
- Nastavení uživatelských přístupů a rolí
- Přípravu šablon, workflow a kontrolních procesů
- Metodické vedení projektu od analýzy až po konfiguraci
- Školení a postupné zapojování uživatelů
- Dlouhodobou podporu města po nasazení
Proconom stal centrálním nástrojem CDE pro město.

Přípravná fáze
Na základě doporučení probíhaly tyto úkomy:
- Vytvoření stromu dokumentace přizpůsobeného specifikům města
- Vývoj typových spisů, šablon a vzorů (např. pro ZBV, smlouvy, zápisy)
- Návrh workflow pro efektivní procesy
Konfigurace a pilotní provoz
Během pilotní fáze byly v CDE řešeny:
- Elektronický stavební deník (ESD)
- Workflow změnových požadavků a fakturace
- Verzování projektové dokumentace
Zapojení veřejných zadavatelů a zhotovitelů
Díky webové, desktopové i mobilní aplikaci bylo snadné zapojit všechny klíčové účastníky:
- Investor (město)
- Stavební dozor
- Projektanta
- Zhotovitele
- Interní koordinátora města
Tento model se osvědčil zejména při kontrolních dnech a ZBV, kde bylo zajištěno efektivní sdílení dokumentů a komunikace.

Reálné přínosy digitalizace
- Komplexní auditní stopa
- Všechny dokumenty, verze a schválení jsou automaticky uchovávány, což umožňuje městu snadno obhájit postupy při dotačních kontrolách a interních auditech.
- Jeden prostor pro komunikaci
- Díky workflow a CDE se podařilo eliminovat většinu e-mailové komunikace, což vedlo k práci nad jedinými, správnými daty pro všechny účastníky projektu.
Elektronický stavební deník
Moderní ESD umožnil:
- Fotodokumentaci, video, seznam pracovníků a mechanizace
- Automatické počasí z meteostanic
- Vazbu deníku na ZBV, docházku a měření

Řízení financí a změn díla
Moduly rozpočtu, měření a ZBV poskytly městu kontrolu nad čerpáním investic v reálném čase.
Transparentnost vůči veřejnosti
Město nyní snadno zpřístupňuje informace o postupu stavby, investicích a výsledcích kontrol široké veřejnosti.
Doporučení pro další města a veřejné zadavatele
Zkušenost České Kamenice potvrzuje několik zásadních principů, které Controlis doporučuje každému digitalizačnímu projektu:
- Interní/externí koordinátor digitalizace – role zajišťující metodiku a jednotné postupy
- Silná podpora vedení města – digitalizace znamená změnu procesů
- Kvalitní příprava vstupů – bez správně nastavené struktury dokumentů nelze CDE úspěšně provozovat
- Pilotní projekt – ideální způsob, jak nastavit procesy a ověřit funkčnost
- Školení a průběžná podpora – klíč k uživatelskému přijetí
Controlis jako partner digitalizace veřejné správy
Controlis dlouhodobě pomáhá městům, krajům a státním institucím:
- Zavádět CDE (Proconom, ACC)
- Školit projektové týmy i úředníky
- Integrovat BIM, CDE a GIS do jednoho funkčního ekosystému
- Provádět implementace od záměru až po provoz a CAFM
Navíc, propojení se skupinou Liftrock má Controlis přímý přesah do projektového řízení, TDS/BOZP a contract managementu.
Digitalizace není jen o softwaru – je to změna přístupu a návyků. Správně nastavené CDE však dokáže zásadně zefektivnit řízení investic, eliminovat chyby a zvýšit transparentnost vůči veřejnosti.
Chcete digitalizovat řízení investic i ve vašem městě?